Description

1.    Réception

Recevoir et acheminer les communications (téléphones, télécopies, courrier, etc.);
-   Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements d’ordre général pour l’ensemble des activités de l’organisme;
-   Tenir à jour les carnets d’adresses;
-   Effectuer les modifications et les mises à jour mineures sur les curriculum vitae des clients à leur demande;
-   Informer les clients du fonctionnement du centre de documentation et du poste informatique disponible à la clientèle ;
-   Être responsable de l’accueil lors des activités de l’organisme (assemblée générale annuelle, conférences de presse, etc.).

2.    Secrétariat

-  Tenir à jour la liste des membres;
-  Établir et tenir à jour le système de classement de l’organisme;
-  Gérer et saisir les dossiers clients dans la base de données;
-  Rédiger, corriger et mettre en page les documents de l’organisme (lettres, ordres du jour, procès-verbaux, communiqués de presse, etc.);
-  Proposer et mettre en place différents éléments pour améliorer le fonctionnement du secrétariat et de la réception ;
-  Rechercher et implanter de nouveaux outils permettant d’améliorer le secrétariat et la réception ;
-  Participer à l’organisation des différents évènements;
-  Préparer les photocopies et les documents nécessaires pour le personnel ;
-  Mettre à jour les informations du site Internet de l’organisme;
-  Apporter un support technique pour le parc informatique;
-  Diffuser l’information par l’envoi de courriels, de télécopies ou de courriers.

3.    Achats et soutien technique

-  Tenir à jour l’inventaire du matériel et de la papeterie;
-  Effectuer les achats courants;
-  Assister la direction lors des achats de matériel informatique ;
-  Faire les demandes de soumissions auprès des fournisseurs ;
-  Effectuer le soutien technique informatique de base.

4.    Comptabilité

-  Effectuer la tenue des livres de l’organisme ;
-  Répartir correctement les dépenses aux projets ;
-  Gérer les comptes à payer et à recevoir;
-  Effectuer les remises gouvernementales dans les délais exigés;
-  Faire les déclarations de taxes (TPS/TVQ);
-  Préparer et procéder au paiement des salaires du personnel;
-  Produire les états financiers, les différents rapports de redditions de comptes ou tout autre document financier nécessaire;
-  Effectuer les suivis administratifs des subventions pour les différents projets;
-  Analyser les états financiers, donner l’information pertinente et soumettre des recommandations à la direction;
-  Rechercher et implanter de nouveaux outils permettant d’améliorer la comptabilité;
-  Gérer la petite caisse;
-  Effectuer les dépôts et les différentes transactions bancaires;
-  Produire les relevés d’emploi, les relevés de revenus annuels et les relevés gouvernementaux ;
-  Gérer le dossier de l’assurance collective.
 

5.   Conditions de travail autres:

Contribution REER de 3% ;

43 semaines de travail par année ;

Congé durant la période des fêtes ;

Période de chômage durant l'été.