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secrétaire administratif/secrétaire administrative

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Employeur

Ville de Carleton-sur-Mer

Salaire

Salaire minimal : 25.4$ / Heure - Salaire maximal : 25.4$ / Heure

Date de parution

14 juillet 2022

Lieu

Carleton-sur-Mer

Horaire

35h / semaine - Temps plein - Temporaire

Date limite pour postuler

Ouvert

Description

La Ville de Carleton-sur-Mer souhaite pourvoir un poste à la direction des services administratifs et de la trésorerie, afin de fournir un soutien administratif dans l’évolution et le suivi des dossiers municipaux. La personne participera au fonctionnement des différentes directions et exécutera une variété de tâches administratives à l’hôtel de ville. 

Responsabilités :

Fournir un support au service de la greffe en participant à la préparation, à l’analyse et à la rédaction de documents, comme des appels d’offres, ententes, baux, procès-verbaux, comptes rendus, règlements, avis publics, et veiller aux différents suivis requis dans le respect des échéances; 

Effectuer les recherches et les analyses législatives, réglementaires, jurisprudentielles, ainsi que dans les codes et politiques variés, qui sont nécessaires à la préparation de différents types de dossiers, et rédiger les résumés et rapports associés; 

Recevoir et traiter les demandes d’accès à l’information conformément à la loi, notamment, fournir un service client, recevoir et analyser les demandes, préparer les accusés de réception, veiller au respect des échéances, effectuer les recherches requises sur le plan juridique en soutien aux différents services et préparer les décisions;

Effectuer le secrétariat de différentes directions telles que la direction générale, les services administratifs, les travaux publics, l’urbanisme et la mairie : rédiger les documents, gérer les communications téléphoniques, accueillir et informer les visiteurs; 

Veiller au fonctionnement du système de gestion documentaire de la Ville; 

Gérer le logiciel de réservation de camping du début octobre à la fin mai en faisant le suivi de toutes les demandes d’information; 

Participer aux différentes tâches reliées au service de la taxation (taxation, perception, facturation complémentaire, mise à jour du rôle d’évaluation et de perception, réservations de salles et inscriptions aux activités); 

Remplacer à l’occasion les autres postes du service administratif; 

Participer à l’élaboration et à la mise en place de procédures et méthodes de travail selon les politiques en vigueur; 

Collaborer à toutes tâches connexes reliées à son service.

Exigences :

Être titulaire d'un diplôme d'études en bureautique (DEP ou technique), technique juridique ou l’équivalent;

Maîtriser les logiciels usuels de bureautique (exemple : suite Microsoft 365); 

Posséder une excellente maîtrise du français écrit; 

Maîtriser un logiciel comptable est un atout (exemple : PG Mégagest, etc.).

Aptitudes :

Approche orientée vers le service à la clientèle;

Disponibilité et écoute;

Facilité à travailler avec une clientèle diversifiée;

Capacité à travailler sous pression et faire preuve de rigueur;

Bonne capacité d’adaptation;

Bonne capacité d’organisation et de priorisation des tâches;

Bon niveau de concentration;

Autonomie et sens des responsabilités.

Exigences

Niveau d'études
Collège/cégep

Expérience
2 ans à moins de 3 ans

Langues
Français

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