Description

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction générale, l’agent(e) de bureau assure différentes tâches administratives, de soutien clérical et de coordination interne. La personne participe activement à la fluidité des opérations administratives, à l’accueil des visiteurs et au soutien des différents départements de la station.

Principales responsabilités

Administration et soutien de bureau

• Assurer l’accueil des visiteurs, répondre au téléphone et diriger les demandes ;


• Effectuer le traitement du courrier, des courriels et des documents administratifs ;


• Effectuer la saisie de données et le classement numérique et papier ;


• Préparer différents documents administratifs, lettres, formulaires et rapports ;


• Participer à la gestion des fournitures et du matériel de bureau ;


• Effectuer l’archivage et le maintien des dossiers administratifs.

Soutien comptable et administratif

• Collaborer à la facturation et au suivi administratif des dossiers clients ;


• Participer au traitement des paiements et au suivi des comptes ;


• Soutenir la compilation de données financières et administratives ;


• Aider à la préparation de tableaux de suivi et de rapports internes ;


• Effectuer certaines tâches liées au membership et aux activités de financement.

Coordination interne

• Soutenir les communications internes entre les départements ;


• Participer à l’organisation de réunions, formations et événements ;


• Assurer le suivi de certains échéanciers administratifs ;


• Collaborer à la mise à jour de documents et politiques internes ;


• Offrir un soutien ponctuel aux équipes de programmation, ventes et direction.

Soutien numérique et outils technologiques

• Utiliser les outils bureautiques et plateformes numériques de l’organisation ;


• Participer au maintien de l’organisation documentaire numérique ;


• Effectuer certaines mises à jour simples sur des plateformes internes au besoin ;


• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs numériques.

Profil recherché

• Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;


• Autonomie, discrétion et professionnalisme ;


• Bon sens du service à la clientèle ;


• Capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique ;


• Bonne capacité d’adaptation et polyvalence ;


• Intérêt pour le milieu communautaire et médiatique.