Description

SI TU TE RECONNAIS ICI, TU ES LA PERSONNE QU'IL NOUS FAUT!
Tu possèdes un DEC en technique de bureau ou un DEP en secrétariat professionnel;
Tu possèdes une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Tu possèdes une excellente maîtrise des divers systèmes et applications informatiques;
Tu as une bonne connaissance des normes d’édition et de mise en page en vigueur;
Tu as une excellente capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction;
Tu as une très bonne compréhension du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration et de son cadre légal et du cadre de référence RI-RTF du MSSS;
Tu as une expérience professionnelle d’au moins deux ans dans le réseau de la santé et des services sociaux;
Tu as un excellent sens de l’organisation;
Tu sais démontrer de la rigueur dans l’exercice de tes fonctions et dans le respect des priorités et des échéances;
Tu sais faire preuve d’une excellente capacité d’adaptation et de souplesse dans les situations imprévues et ambiguës;
Tu es capable de démontrer une grande capacité de gestion du stress;
Tu es proactif et tu sais faire preuve d’innovation;
Tu es capable de démontrer une attitude d’ouverture, de coopération et d’échange.

TON RÔLE :
Sous l’autorité du chef de services RI-RTF de la Direction qualité, évaluation, performance et éthique (DQEPE), l’agente administrative assiste le gestionnaire dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies de la direction en lien, entre autre, avec les milieux de vie, la maltraitance, la proche aidance et l’éthique.
Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents administratifs, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

De façon plus spécifique:

Prépare et met en page les divers documents administratifs de la direction;
Révise et effectue la mise en page de la correspondance, des rapports, des comptes rendus de réunions et d’autres documents connexes avec efficacité et exactitude, en respectant les règles de la langue française;
Assure la gestion documentaire pour sa direction dans l’intranet;
Élabore les tableaux de suivi des indicateurs et fait la saisie des données en continu;
Met en place les divers registres et en assure la mise à jour, lorsque requis;
Renseigne et oriente la clientèle vers les diverses ressources internes et externes pouvant répondre à leurs besoins;
Dépouille le courrier, rédige la correspondance et tient à jour le classement des dossiers, lorsque requis;
Prépare les copies de documents, lorsque requis;
Achemine la correspondance aux partenaires internes et externes;
Gère la petite caisse, au besoin;
Fait le suivi des commandes, de la facturation et autres tâches connexes.