GREFFIER ADJOINT OU GREFFIÈRE ADJOINTE et GESTION DOCUMENTAIRE - Vivre en Gaspésie

Travailler

GREFFIER ADJOINT OU GREFFIÈRE ADJOINTE et GESTION DOCUMENTAIRE

Revenir aux offres

Employeur

VILLE DE SAINTE-ANNE-DES-MONTS

Salaire

Salaire minimal : 53617$ / Année

Date de parution

21 novembre 2022

Lieu

Sainte-Anne-des-Monts

Horaire

35h / semaine - Temps plein - Permanent

Date limite pour postuler

Ouvert

Description

Sous la responsabilité de la greffière, le greffier adjoint participe et collabore à l’ensemble des activités du greffe de la Ville et de ses services juridiques. Il agit en soutien à la greffière, notamment dans l’organisation, la tenue et le suivi des séances du conseil municipal. Il prépare, rédige et révise divers documents juridiques. Il remplace la greffière en son absence et assume ses responsabilités administratives et légales. Il agit à titre de secrétaire d’élection municipale.

De plus, il est responsable des activités reliées à la garde des archives, à la gestion électronique des documents (GED) et à la consultation des dossiers.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

  • Assiste la greffière dans l'administration générale du greffe (ordre du jour, procès-verbaux, résolutions, règlements, ententes, appels d'offres, avis publics, etc.)
  • Gérer l’ensemble des activités reliées à l’organisation, au traitement, au classement, à la conservation et à la communication des archives municipales;
  • Responsable de l’implantation du système de gestion intégrée des documents (GID) et d’un système de gestion électronique des documents (GED) et planifier leur mise en œuvre en collaboration avec les divers intervenants; 
  • Superviser la planification, la coordination, le soutien et le déploiement du système de gestion de l’information, en s’assurant du respect des fonctionnalités archivistiques demandées ainsi que des normes en vigueur;
  • Participe à la préparation des séances du conseil municipal, participe auxdites réunions en l’absence de la greffière;
  • Assure le travail de secrétariat du greffe et de la direction générale;
  • En l'absence de la greffière, traite les demandes d’accès aux documents conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
  • Agit à titre de secrétaire lors d’élection municipale, de référendums et de procédures de consultations publiques;
  • Participe à l’organisation de la vente d’immeubles pour défaut de paiement des taxes et à la vente aux enchères des biens perdus ou oubliés et des biens meubles de la Ville;
  • Participe au suivi des dossiers d’assurances de la Ville et des réclamations;
  • Participe au suivi du processus d’appel d’offres et l’application des règles de gestion contractuelle;
  • Remplace au besoin la greffière en son absence et assume ses responsabilités administratives et légales;
  • Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat.
     

 

Exigences

Niveau d'études
Collège/cégep

Expérience
1 an à moins de 2 ans

Langues
Français

Flèche pour retour
Haut de page