Description

La personne titulaire doit réaliser la gestion de tous les volets en périphérie des opérations afin de libérer le capital productif et améliorer l’exécution des tâches opérationnelles. Elle est en support aux tâches administratives de l’équipe de la DAIPD afin d’assurer la bonne gestion et le suivi des dossiers des employés auprès, entre autres, des ressources financières et humaines.

À ce titre, la personne titulaire de l’emploi doit notamment :
• Produire des documents de différente nature, attrayants et d’allure professionnelle, en s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle;
• Créer et assurer la mise à jour de documents de suivi relatifs à des dossiers et des mandats de différente envergure;
• Conseiller le personnel sur les règles d’usage concernant la présentation des documents à produire ainsi que sur l’utilisation des différents logiciels et outils bureautiques (suite Office, Acrobat);
• Traiter la correspondance, recevoir et acheminer les appels téléphoniques ainsi qu’accueillir les visiteurs;
• Assurer la logistique liée à l’organisation et au suivi des rendez-vous (gestion de l’agenda), des réunions et des déplacements du personnel;
• Compiler et assurer un suivi des données concernant les ressources humaines, financières et matérielles afin de produire les rapports administratifs ou statistiques d’information de gestion conformément aux directives administratives applicables;
• Suivre l’assiduité ainsi que les besoins de développement des employés en se dotant d’une façon de faire efficace et efficiente et l’optimiser afin que la procédure soit toujours performante.

Profil recherché : La personne recherchée doit être polyvalente, avoir un bon jugement et un excellent sens des priorités. Elle doit posséder un bon sens de la planification et de l’organisation ainsi que d’excellentes habiletés pour les communications écrites et verbales.
Elle doit faire preuve d’autonomie et avoir la capacité de travailler dans plusieurs dossiers à la fois. Elle doit avoir à cœur le travail d’équipe tout en demeurant courtoise en tout temps dans ses échanges.
Finalement, elle doit faire preuve de discrétion et s’assurer de préserver la confidentialité des documents et des renseignements qui sont confidentiels ou sensibles.

L’employé. e pourrait être autorisé. e à effectuer du télétravail à condition d'offrir une prestation de travail satisfaisante. 

Posséder le statut d'étudiant temps plein à la session d'automne 2023 est un critère d'admissibilité à cet emploi. Une preuve d’inscription vous sera demandée pour le confirmer.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.