Agente ou agent de soutien administratif, classe principale - Vivre en Gaspésie

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Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

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Employeur

Cégep de la Gaspésie et des Îles

Salaire

21.62 à 26.47 $ par heure selon l'expérience

Date de parution

26 novembre 2021

Lieu

Gaspé

Horaire

35.00 h - Temps plein

Date limite pour postuler

Ouvert

Description

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

L’employée ou l’employé travaillera sous la responsabilité de la personne responsable de la coordination du Service des ressources financières. Elle apportera également son soutien à la Fondation Cornelius-Brotherton ainsi qu’au Secrétariat général.

Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi coordonne les travaux administratifs et de secrétariat d’un secteur d’activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes et donne son avis sur la qualité des travaux effectués. Elle collabore à la préparation de l'échéancier des travaux et en assure la réalisation.

Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.

Dans l'exercice de ses fonctions, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.

Elle utilise les outils technologiques appropriés à l’emploi ainsi que les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Quelques attributions particulières – Service des ressources financières

De façon spécifique, sans être exhaustive, la personne titulaire de ce poste assume les responsabilités suivantes :

Elle effectue des opérations comptables qui portent notamment sur la vérification des données inscrites sur les factures, bons de commande et bons de livraison, elle confronte les pièces et, si nécessaire, elle les clarifie ou en rectifie la teneur en s'assurant du respect des normes et des procédures. Elle codifie les dépenses ou en vérifie la codification. Elle peut également effectuer certains achats de valeur relativement peu élevée.

Elle participe aux tâches reliées aux comptes payables et effectue de la facturation aux clients.

Elle collabore et maintient le système de classement des comptes payables et collabore à son archivage.

Elle a un rôle de service-conseil auprès des intervenants des campus relativement aux comptes payables et recevables.

Quelques attributions particulières – Secrétariat général

De façon spécifique, sans être exhaustive, la personne titulaire de ce poste assume les responsabilités suivantes :

Elle coordonne l’ensemble des tâches administratives en lien avec la gouvernance du Cégep, entre autres, en assurant la préparation et le suivi des séances du conseil d’administration et du comité exécutif.

Elle assure la gestion du courrier, la gestion documentaire et la mise à jour des registres officiels du Cégep.

Quelques attributions particulières – Fondation Cornelius-Brotherton

De façon spécifique, sans être exhaustive, la personne titulaire de ce poste assume les responsabilités suivantes :

Elle accueille, reçoit et renseigne les donateurs et les fournisseurs et participe à la préparation d’événements, d’activités-bénéfice et de campagnes de financement.

Elle assure la gestion du courrier, la gestion documentaire et la mise à jour des bases de données de la Fondation.

Elle rédige les procès-verbaux des conseils d’administration et les lettres de sollicitation et de remerciement aux donateurs.

Elle effectue les opérations financières des activités de la Fondation incluant les bourses offertes aux étudiants, les activités des donateurs et la préparation des états financiers.

Exigences

Niveau d'études
Professionnel

Diplôme
DEP
Terminé

Années d'expérience
6-9 années

Langues écrites
Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Langues parlées
Fr : Avancé
En : Intermédiaire

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