Description

TON RÔLE :
Sous l’autorité du chef de services RI-RTF de la Direction qualité, évaluation, performance et éthique (DQEPE), l’agente administrative assiste le gestionnaire dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies de la direction en lien, entre autre, avec les milieux de vie, la maltraitance, la proche aidance et l’éthique.
Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents administratifs, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.
Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique.
De façon plus spécifique:
Prépare et met en page les divers documents administratifs de la direction;
Réponds avec justesse aux besoins informationnels des employés, des collègues et des différents partenaires concernant son secteur de travail;
Révise et effectue la mise en page de la correspondance, des rapports, des comptes rendus de réunions et d’autres documents connexes avec efficacité et exactitude, en respectant les règles de la langue française;
Assure la gestion documentaire pour sa direction dans l’intranet;
Maîtrise avec efficacité les progiciels nécessaires à son travail;
Élabore les tableaux de suivi des indicateurs et fait la saisie des données en continu;
Met en place les divers registres et en assure la mise à jour, lorsque requis;
Renseigne et oriente la clientèle vers les diverses ressources internes et externes pouvant répondre à leurs besoins;
Dépouille le courrier, rédige la correspondance et tient à jour le classement des dossiers, lorsque requis;
Prépare les copies de documents, lorsque requis;
Achemine la correspondance aux partenaires internes et externes;
Gère la petite caisse, au besoin;
Fait le suivi des commandes, de la facturation et autres tâches connexes.