Description
La personne à ce poste occupera un rôle très important dans notre organisation. Elle assurera la réception à l’hôtel de ville tout en apportant un soutien administratif et opérationnel à ses collègues. Vous trouverez ci-dessous les principales tâches et responsabilités du poste d’adjoint(e) à l’administration/réceptionniste. Cependant, celles-ci pourraient être légèrement bonifiées en fonction du désir d’apprentissage et d’avancement du candidat retenu.
Principales tâches et responsabilités :
- Assure la réception téléphonique;
- Accueille et oriente les visiteurs;
- Réalise des tâches administratives générales (courrier, courriels, lettres, rapports, etc.), et assure un soutien administratif aux différents services;
- Perçoit les taxes, effectue l’encaissement et émet les reçus, en soutien à la personne responsable de la taxation;
- Effectue la mise en forme et la correction de divers documents;
- Prépare les commandes de fournitures et d’équipement de bureau;
- Sert de lien entre les techniciens et le personnel de l’équipe, en cas de problèmes techniques;
- Organise et maintien un système d’inventaire de l’équipement et de fourniture de bureau;
- Assure le suivi des réservations de la salle de conférence et des événements spéciaux au sein de l’équipe;
- Effectue de la numérisation de documents et du classement, lorsque nécessaire;
- Accomplit toutes autres tâches connexes.
Profil recherché :
- Posséder un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent au poste, ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat et au moins 1 année d’expérience pertinente (les stages et les emplois d’été reliés au poste seront considérés avec intérêt);
- Expérience en secrétariat et en service à la clientèle;
- Rapidité d’exécution avec précision;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel) et de la recherche Internet;
- Excellente connaissance du français (parlé et écrit) est essentielle;
- Bonne connaissance de l’anglais (parlé et écrit) est requise;
- Excellente capacité d’organisation du travail et de l’environnement;
- Dynamisme, autonomie, initiative, discrétion et sens des responsabilités;
- Souci constant de réaliser un travail de qualité;
- Être ponctuel et assidu;
- Démontrer une bonne capacité d’adaptation;
- La connaissance du monde municipal est un avantage.
Conditions salariales et de travail : Selon la convention collective en vigueur.
