Adjoint administratif - Vivre en Gaspésie

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Adjoint administratif

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Employeur

Manoir St-Augustin - 22LA

Salaire

À confirmer avec l’employeur

Date de parution

11 septembre 2019

Lieu

Horaire

À confirmer avec l’employeur

Date limite pour postuler

Ouvert

Description

RÔLE ET CONTEXTE :

L’adjoint administratif est responsable d’assister le directeur général dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers. Il s’assure d’offrir aux clients un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de l’entreprise. Enfin, il effectue des tâches comptables en support au directeur général.


RESPONSABILITÉS :

  • Collaborer avec le directeur général en assurant le suivi des dossiers qui lui sont confiés, par exemple en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches, collectes de données, etc. …
  • Voir à la planification et l’organisation de réunions, comités ou rencontres, notamment en convoquant les participants, rédigeant l’ordre du jour, préparant la documentation, aménageant la salle;
  • Assister aux réunions, comités ou rencontres et prendre des notes;
  • Rédiger et soumettre pour approbation les procès-verbaux et les comptes rendus, s’assurer de la circulation de l’information auprès des personnes concernées;
  • Planifier l’agenda du directeur selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités.;
  • Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service, documents;
  • Compiler des données sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux;
  • Participer à l’établissement de politiques et de procédures/méthodes de travail pour la résidence;
  • Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents;
  • Effectuer différentes tâches cléricales telles que l’ouverture de dossiers et les photocopies.

GESTION

  • Gérer les remplacements du réceptionniste, de façon à assurer une permanence à la réception;
  • Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer, en collaboration avec le réceptionniste, que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention;
  • Coordonner l’entretien ménager dans les appartements : remplir l’offre de service et gérer les horaires des employés;
  • Coordonner l’emploi de personnel d’agences privées;
  • Déléguer des tâches au réceptionniste de fin de semaine et de faire les suivis de celles-ci.

SERVICE À LA CLIENTÈLE

  • Accueillir les résidents selon les standards de l’entreprise;
  • Renseigner les clients sur les services offerts;
  • Noter les demandes et réquisitions des résidents, effectuer les suivis téléphoniques;
  • Faire le suivi du niveau de satisfaction/répondre aux plaintes.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

  • Gestion de la paie et des feuilles de temps;
    oS’assurer que les feuilles de temps soient remplies selon les normes en vigueur;
    oFaire la compilation des heures pour chaque employé;
    oGérer les heures en banque;
    oRemplir et traiter le tableau de paie;
    oApporter les correctifs lorsque requis.
  • Gestion des dossiers du personnel :
    oConseiller / rassurer les employés pour toute situation qui les concerne ou préoccupe;
    oOuverture / fermeture des dossiers des nouveaux employés;
    oAssurer la formation des mesures de sécurité;
    oAssurer la formation des mesures d’urgence médicale;
    oAssurer la mise à jour des dossiers;
    oRéception / envoi / suivi de dossiers d’ordre médical;
    oUniformes du personnel des services alimentaires;
    oRéception des achats, faire l’inventaire de ce qui fut reçu et apporter les correctifs si requis;
    oGérer la distribution des uniformes - répartition et enregistrement au dossier du personnel;
    oEffectuer le suivi des adhésions et mises à jour concernant le programme d’assurances collectives offert aux employés.
  • Participer au processus de recrutement : affichages, tris de candidatures, entrevues;
  • Assister le directeur ou ses représentants lors de rencontres disciplinaires.

COMPTABILITÉ

  • Effectuer les différentes tâches inhérentes au crédit d’impôt :
    o Renseigner le résident sur la procédure du crédit d’impôt;
    o Faire le suivi de la réception des ordres de paiement;
    o Calculer mensuellement les montants admissibles au crédit d’impôt et effectuer le suivi des paiements;
    o Remplir et faire signer les ordres de paiement pour chaque résident.
  • Centraliser l’ensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur général;
  • Procéder à l’entrée de données et effectuer les suivis pertinents à l’aide du logiciel Hopem :
    o Ouverture et fermeture de dossiers;
    o Inscription des modifications au bail;
    o Perception des loyers;
    o Facturation.
  • Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets, remplir les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas, …);
  • Gestion des achats de papeterie et des produits nettoyants :
    o Assurer le respect des budgets alloués;
    o Acheminer les commandes approuvées par le directeur général aux compagnies attitrées et faire le suivi.
  • Gestion comptable – services alimentaires : en collaboration avec le chef cuisinier :
    o Informatiser mensuellement l’inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier, avant de le faire parvenir au siège social;
    o Faire la compilation du nombre de repas servis via la réception;
    o Assurer que les données précédentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.
  • Assurer une bonne correspondance avec tous nos intervenants / collaborateurs tant à l’interne qu’à l’externe.
  • Gestion de la salle de réception :
    o Informer les résidents des options offertes, des coûts et de la disponibilité de la salle;
    o Gestion financière.
  • Relation avec les résidents :
    o Conseiller / rassurer les résidents pour toutes situations qui les concernes ou préoccupe;
    o Gestion de la vente de cartes repas (prédéterminée) sur une base mensuelle;
    o Ajouter / enlever des clients;
    o Présentation du bilan au directeur général pour obtenir le nombre requis de cartes;
    o Préparer et assurer qu’elles seront plastifiées;
    o Enregistrement du bilan dans Hopem.
  • Gestion financière :
    o Perception des loyers;
    o Réception des paiements;
    o Gestion des comptes à recevoir / trop payé;
    o Préparation des bordereaux de dépôt via Hopem et les reçus bancaires;
    o Présentation des dépôts au directeur général pour vérification;
    o Aller déposer le tout au comptoir bancaire;
    o Remettre les reçus de dépôt au directeur;
    o Perception de dépôts d’ordre général via le directeur.
  • Préparer le tableau des anniversaires des résidents et remettre le tout au responsable du journal et à l’animateur;
  • Fournir un support administratif lorsque requis aux membres du comité du journal.
  • Donner un coup de main à la salle à manger lors d’événements spéciaux.

COMPÉTENCES CLÉS :

  • Capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles;
  • Autonomie, discrétion;
  • Souci du travail bien fait;
  • Courtoisie, polyvalence;
  • Esprit d’équipe;
  • Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités;
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités;
  • Approche axée sur le service à la clientèle;
  • Souplesse interpersonnelle, entregent;
  • Capacité d’adaptation, tolérance au stress.

EXIGENCES DU POSTE :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique;
  • Cinq (5) ans d’expérience pertinente;
  • Maîtrise des logiciels: Word (publipostage), Excel, Outlook;
  • Connaissance d’Hopem (un atout);
  • Maîtrise du français oral et écrit, bonne connaissance de l’anglais.

REMARQUES :

Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n'est utilisée que pour alléger le texte. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.


Education

Required
  • Diplôme d'études collégiales général (DEC) or better

POSITION SUMMARY:

The Administrative Assistant is responsible for assisting the General Manager with the coordination of his activities and the administrative management of his files. He provides customers with quality customer service in line with the company mission. Lastly, he performs accounting duties to support the General Manager.

RESPONSIBILITIES:

  • Works with the General Manager to follow up on files entrusted to him (such as conveying decisions or doing follow-ups, searches and data collection);
  • Plans and organizes conferences, committees or meetings, primarily by inviting the participants, drafting the agenda, preparing the documentation and setting up the room;
  • Attends meetings and committee meetings and takes notes;
  • Drafts and submits for approval the minutes and records, ensuring the flow of information to the people concerned;
  • Plans the General Manager's agenda as instructed, meets deadlines and sets priorities;
  • Writes, corrects, formats, translates or faxes letters, memos and documents;
  • Compiles data on Excel: creates graphs and charts;
  • Participates in establishing policies and work procedures/methods for the residence;
  • Ensures the classification, confidentiality and integrity of documents;
  • Performs various clerical duties, such as opening files and photocopying;


MANAGEMENT

  • Manages receptionist replacements, ensuring that someone is always at reception;
  • Checks the messages in the "logbook" and makes sure, in collaboration with the receptionist, that the people concerned have read the notes for them;
  • Coordinates the housekeeping in the apartments (fills out the service offer and manages employee schedules);
  • Coordinates the deployment of private agency staff;
  • Delegates duties to the weekend receptionist and follows up on these tasks;


CUSTOMER SERVICE

  • Greets residents in accordance with company standards;
  • Provides customers with information on the residence's services;
  • Takes note of resident requests and requisitions (and does telephone follow-ups);
  • Tracks the level of satisfaction/responds to complaints;


HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

  • Payroll and timesheet management: ensures that timesheets are completed in accordance with current standards, compiles hours worked for each employee, manages hours banked, completes and processes payroll schedule, and takes necessary corrective measures;
  • Personnel file management: advises/reassures employees about any situation that concerns or worries them, opens/closes new employee files, provides training on security measures, provides training on emergency medical measures, updates files, receives/sends/follows up on medical records, orders uniforms for food service staff, takes receipt of items purchased, makes an inventory of purchases and corrections (if necessary), manages the distribution of uniforms (distribution and records in personnel file), follows up on memberships, and updates regarding the group insurance program for employees;
  • Participates in the recruitment process (postings, application screening and interviews);
  • Assists the General Manager or his representatives at disciplinary meetings;


ACCOUNTING

  • Performs various tax credit-related duties: provides residents with information about tax credits, tracks the receipt of payment instructions, calculates the amounts eligible for the tax credit and tracks payments monthly, completes and makes sure payment instructions are signed for each resident;
  • Centralizes all invoices sent to the residence and submits them to the General Manager for approval;
  • Enters data and carries out relevant follow-ups via Hopem: opens and closes files, makes modifications to the lease, collects rent and prepares billing;
  • Performs various "meal coupon" sale duties (such as selling tickets, completing control sheets and balancing cash proceeds from meals);
  • Manages stationery and cleaning product purchases: ensures compliance with allocated budgets, sends orders approved by the General Manager to the designated companies and follows up;
  • Manages accounting (food services) in collaboration with the chef: compiles the kitchen inventory list monthly and has it approved by the chef before sending it to the head office, compiles the number of meals served via reception and ensures that the previous data balances with those of the kitchen;
  • Maintains professional and accurate correspondence with all our stakeholders/employees (both internally and externally);
  • Manages the reception room: informs residents about options, costs and room availability and manages finances;
  • Builds and maintains relationships with residents: advises/reassures residents in any situation that concerns or worries them, manages the sale of meal cards (predetermined) on a monthly basis, adds/removes customers, presents the summary statement to the General Manager to obtain the necessary number of meal cards, prepares and laminates meal cards and enters the balance sheet in Hopem;
  • Manages finances: collects rent, receives payments, manages accounts receivable/overpayments, prepares deposit slips via Hopem and bank receipts, presents deposits to the General Manager for verification and makes over-the-counter deposits at the bank, submits the deposit receipts to the General Manager and collects general deposits via the General Manager;
  • Prepares the resident birthday chart for the newsletter editor and facilitator;
  • Provides necessary administrative support to members of the Newsletter Committee;
  • Helps in the dining room during special events.

KEY SKILLS:

  • Ability to build and maintain strong interpersonal relationships;
  • Autonomous and diplomatic;
  • Conscientious;
  • Courteous and versatile;
  • Team player;
  • Entrepreneurial spirit and a strong sense of responsibility;
  • Strong organizational and priority management skills;
  • Customer service-oriented approach;
  • Interpersonal flexibility and strong interpersonal skills;
  • Ability to handle and adapt to stressful circumstances.

POSITION REQUIREMENTS:

  • Diploma of Vocational Studies (DEP) in Secretarial Studies or Office Automation Techniques;
  • Five (5) years of relevant experience;
  • Excellent knowledge of software, such as Word (Mail Merge), Excel and Outlook;
  • Knowledge of Hopem (an asset);
  • Fluency (spoken and written) in French and good knowledge of English.

NOTES:

We thank all candidates who will apply, but only those selected for an interview will be contacted.

Education

Required
  • General Diploma of college studies (DEC) or better

Exigences

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